Convertir des fichiers Excel en base de données

De nombreuses PME disposent de bases de données sous la forme de fichiers Excel : fiches produit, fichiers d'abonnés, fichiers clients... Si ce (non) choix permet de stocker, de mettre à jour et de rechercher des données, beaucoup d'entreprises n'ont jamais franchi le pas de la migration de données, faute d'en mesurer les avantages.

Exportation de données Excel

J'exporte toute base de données disponible sous forme de fichier Excel (ou autre tableur) vers des bases de données accessibles en ligne de manière sécurisée et met en place des interfaces de gestion et des outils de productivité.

Pourquoi migrer ses données vers un CMS ?

Passer d'une gestion hors-ligne à une gestion en ligne à accès contrôlé des données a de multiples avantages :

• Centralisation des fichiers : des bases de données uniques toujours à jour ;
• Sécurisation : possibilité d'automatiser les sauvegardes sur des machines indépendantes ;
• Souplesse de travail : consulter et mettre à jour des données à distance devient possible ;
• Développement d'outils de productivité : alertes, exportations, filtres, notifications automatiques...

Bien entendu "mrigrer ses données vers le web" ne signifie pas pour autant qu'elles seront visible de tous : leur accès se fera de manière sécurisée (nom d'utilisateur, mot de passe, filtrage IP, groupes d'utilisateurs... ).

L'optimisation numérique n'est pas réservée aux grands comptes

Penser qu'une migration de données est un luxe réservé aux grandes entreprises serait une erreur.

Même si l'opération peut s'avérer parfois complexe, être scindée en différentes phases, nécessiter plusieurs transformations de mise en forme et de nombreux tests avant l'export/import final, elle est toujours possible.

En voici les grandes étapes :

• Evaluation des besoins, habitudes de travail, pistes d'améliorations ;
• Estimation de faisabilité et propositions ;
• Définition du modus opérandi : mise en place de toutes les étapes du protocole ;
• Tests d'import/export ;
• Import/export final ;
• Mise en place de l'interface utilisateur et des éventuels outils intégrés au CMS.

Exemple : mise en place d'un outil de gestion d'abonnés

Il m'a été donné d'avoir à réaliser la migration de plusieurs bases de données Excel constituant le fichier abonnés d'un magazine, scindé en deux à l'origine selon les moyens de paiements.

Grâce à MODX il est relativement aisé de mettre en place les utilitaires qui permettent d'importer des données, après leur mise en forme.

Avant

Extrait de l'un des fichiers Excel.

Après

La liste des abonnées et les filtres.

Les champs du fichier Excel et leurs données dans la nouvelle interface. Pour faciliter la prospection et les relances, des indicateurs visuels et des filtres ont été mis en place. Ici une pastille verte indique les abonnés à deux magazines avec le rappel des numéros de début et de fin d'abonnement.

Les fiches abonnés peuvent être éditées et des email peuvent être envoyés en cliquant sur des boutons.

Exemple d'outil métier : routage

Afin d'automatiser la création de fichiers routage pour les différents états d'abonnements (dernier numéro, à un numéro avant l'échéance, à un numéro après l'échéance...), un outil générant des fichiers au format CSV a été mis en place. Correctement formatés, les fichiers téléchargeables sont prêts à être envoyé à la société de mise sous-pli et de routage.

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