De nombreuses PME disposent de bases de données sous la forme de fichiers Excel : fiches produit, fichiers d'abonnés, fichiers clients... Si ce (non) choix permet de stocker, de mettre à jour et de rechercher des données, beaucoup d'entreprises n'ont jamais franchi le pas de la migration de données, faute d'en mesurer les avantages.
J'exporte toute base de données disponible sous forme de fichier Excel (ou autre tableur) vers des bases de données accessibles en ligne de manière sécurisée et met en place des interfaces de gestion et des outils de productivité.
Passer d'une gestion hors-ligne à une gestion en ligne à accès contrôlé des données a de multiples avantages :
Bien entendu "mrigrer ses données vers le web" ne signifie pas pour autant qu'elles seront visible de tous : leur accès se fera de manière sécurisée (nom d'utilisateur, mot de passe, filtrage IP, groupes d'utilisateurs... ).
Penser qu'une migration de données est un luxe réservé aux grandes entreprises serait une erreur.
Même si l'opération peut s'avérer parfois complexe, être scindée en différentes phases, nécessiter plusieurs transformations de mise en forme et de nombreux tests avant l'export/import final, elle est toujours possible.
En voici les grandes étapes :
Il m'a été donné d'avoir à réaliser la migration de plusieurs bases de données Excel constituant le fichier abonnés d'un magazine, scindé en deux à l'origine selon les moyens de paiements.
Grâce à MODX il est relativement aisé de mettre en place les utilitaires qui permettent d'importer des données, après leur mise en forme.
Extrait de l'un des fichiers Excel.
La liste des abonnées et les filtres.
Les champs du fichier Excel et leurs données dans la nouvelle interface. Pour faciliter la prospection et les relances, des indicateurs visuels et des filtres ont été mis en place. Ici une pastille verte indique les abonnés à deux magazines avec le rappel des numéros de début et de fin d'abonnement.
Les fiches abonnés peuvent être éditées et des email peuvent être envoyés en cliquant sur des boutons.
Afin d'automatiser la création de fichiers routage pour les différents états d'abonnements (dernier numéro, à un numéro avant l'échéance, à un numéro après l'échéance...), un outil générant des fichiers au format CSV a été mis en place. Correctement formatés, les fichiers téléchargeables sont prêts à être envoyé à la société de mise sous-pli et de routage.
Que vous ayez ou non un projet de refonte de votre présence sur internet, n'hésitez pas à me contacter !